Versorgungs­ordnung: Nicht vorgeschrieben, aber sehr wichtig

Was eine Versorgungsordnung ist

Eine Versorgungsordnung legt fest, welche Betriebsrente es in Ihrem Betrieb gibt: wer sie bekommt, wie sie bezahlt wird und was in besonderen Fällen gilt, etwa beim Austritt oder in der Elternzeit. Sie gilt für alle Mitarbeiter. So müssen Sie nicht jede Frage einzeln klären. Manchmal heißt sie auch Versorgungsregelung oder Versorgungsrichtlinie.

Vorgeschrieben ist sie nicht. Das Gesetz verlangt aber, dass Sie die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich nachweisen. Bei einer Betriebsrente gehört dazu meist der Name des Versorgungsträgers, also etwa des Versicherers (§ 2 Nachweisgesetz). Und fragt ein Mitarbeiter nach, müssen Sie ihm verständlich und in Textform Auskunft geben (§ 4a Betriebsrentengesetz). Eine Versorgungsordnung bündelt diese Pflichten an einer Stelle.

Kein Ersatz: der Rahmenvertrag. Viele Betriebe haben mit einem Versicherer einen Rahmen- oder Gruppenvertrag. Er regelt, was der Versicherer Ihnen bietet, also Tarif und Konditionen. Was Sie Ihren Mitarbeitern versprechen, regelt er nicht. Genau dafür haften aber Sie. Mehr zu diesen zwei Ebenen einer Betriebsrente lesen Sie auf der Seite Betriebliche Altersvorsorge.

Warum sie so wichtig ist

Viele Arbeitgeber denken: Ohne Papier gibt es auch keine Pflicht. Bei der Betriebsrente ist es oft umgekehrt. Ansprüche entstehen auch ohne schriftliche Regel. Nur bestimmen dann nicht Sie, was gilt.

Ansprüche aus Gewohnheit und Gleichbehandlung

Das Betriebsrentengesetz stellt es ausdrücklich gleich: Pflichten aus betrieblicher Übung oder aus dem Grundsatz der Gleichbehandlung zählen wie eine Zusage (§ 1b Abs. 1 Satz 4 Betriebsrentengesetz (öffnet in neuem Tab)). Betriebliche Übung heißt: Sie tun etwas regelmäßig und ohne Vorbehalt, und Ihre Mitarbeiter dürfen darauf vertrauen, dass es so bleibt. Zwei Beispiele:

• Mehr als die Pflicht. Sie zahlen seit Jahren allen Mitarbeitern 20 Prozent Zuschuss statt der vorgeschriebenen 15, ohne Vorbehalt. Wollen Sie das ändern, kann es schwierig werden. Aus Ihrer Gewohnheit kann ein Anspruch geworden sein.
• Ungleiche Gruppen. Sie geben Vollzeitkräften einen freiwilligen Zuschuss, Teilzeitkräften nicht. Ohne sachlichen Grund ist das nicht erlaubt (§ 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz). Die Teilzeitkräfte können dann verlangen, anteilig genauso behandelt zu werden.

Unklare Sätze gehen zu Ihren Lasten

Machen Sie eine Versorgungsordnung allen Mitarbeitern bekannt, behandelt das Bundesarbeitsgericht sie wie Allgemeine Geschäftsbedingungen, also wie das Kleingedruckte eines Vertrags (zum Beispiel Urteil vom 8. Dezember 2015, 3 AZR 433/14 (öffnet in neuem Tab)). Bleibt ein Satz auch nach sorgfältiger Auslegung unklar, gilt die Lesart, die für Ihren Mitarbeiter günstiger ist (§ 305c Abs. 2 BGB). Das gilt auch für Formulare, die Sie für viele Mitarbeiter verwenden. Eine ungenaue Formulierung kann so noch Jahrzehnte später Geld kosten.

Fehler wirken Jahrzehnte nach

Ansprüche auf eine Betriebsrente verjähren erst nach 30 Jahren (§ 18a Betriebsrentengesetz). Was heute unklar geregelt ist, taucht oft erst auf, wenn ein Mitarbeiter in Rente geht, wenn Hinterbliebene nachfragen oder wenn Sie den Betrieb übergeben. Wer Ihren Betrieb kauft oder übernimmt, sieht sich genau diese Unterlagen an.

Was in eine Versorgungsordnung gehört

Jeder Betrieb ist anders. Diese Punkte sollte aber jede Versorgungsordnung klären:

1. Wer mitmachen kann. Alle Mitarbeiter oder bestimmte Gruppen, und ab wann. Gruppen brauchen einen sachlichen Grund. Teilzeitkräfte und Aushilfen dürfen nicht ohne sachlichen Grund schlechter gestellt werden. Den Anspruch auf Gehaltsumwandlung hat ohnehin jeder, der in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert ist.
2. Die Art der Zusage. Sie entscheidet, wofür Sie am Ende einstehen. Bei der Beitragszusage mit Mindestleistung etwa garantieren Sie mindestens die Summe der Beiträge, abzüglich der Kosten für den Risikoschutz. Andere Arten versprechen mehr.
3. Weg und Versorgungsträger. Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds, Unterstützungskasse oder Direktzusage, und bei welchem Anbieter. Bieten Sie eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds an, läuft auch die Gehaltsumwandlung darüber. Sonst kann der Mitarbeiter eine Direktversicherung verlangen (§ 1a Abs. 1 Betriebsrentengesetz).
4. Die Gehaltsumwandlung. Bis zu 4 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, 2026 sind das bis zu 338 Euro im Monat. Sie dürfen gleichbleibende Monatsbeträge im Kalenderjahr verlangen, und das Gesetz kennt einen Mindestbetrag im Jahr. Regeln Sie auch, wann ein Mitarbeiter den Betrag ändern kann.
5. Ihr Zuschuss. Der Pflichtzuschuss von 15 Prozent, soweit Sie Sozialabgaben sparen: genau gerechnet oder pauschal? Und für jeden freiwilligen Beitrag: wie hoch, für wen, unter welchen Bedingungen, mit welchem Vorbehalt und ob er auf den Pflichtzuschuss angerechnet wird.
6. Die Leistungen. Rente ab welchem Alter, Leistungen bei Invalidität oder Berufsunfähigkeit und für Hinterbliebene. Wer als Hinterbliebener gilt, grenzt auch das Steuerrecht ein. Dazu die Frage: Rente, Kapital oder ein Wahlrecht?
7. Der Austritt. Was aus Gehaltsumwandlung stammt, bleibt dem Mitarbeiter sofort, auch wenn er geht. Was Sie selbst zahlen, bleibt ihm, wenn die Zusage mindestens drei Jahre bestanden hat und er beim Ausscheiden mindestens 21 Jahre alt ist (§ 1b Betriebsrentengesetz). Regeln Sie, wie Ihre Pflicht beim Austritt auf den Wert des Vertrags begrenzt wird und wer Versicherer und Mitarbeiter informiert. Wie das geht, steht bei den typischen Fallstricken.
8. Die Pausen. Elternzeit, lange Krankheit, unbezahlter Urlaub: Läuft der Vertrag beitragsfrei weiter, und was gilt für den Zuschuss? Seit Juli 2026 kann Ihr Mitarbeiter den Vertrag danach zu den alten Bedingungen fortsetzen, wenn er das innerhalb von drei Monaten verlangt (§ 212 Versicherungsvertragsgesetz).
9. Neue Mitarbeiter mit Vertrag. Übernehmen Sie mitgebrachte Verträge, oder lassen Sie nur den Wert übertragen und geben eine eigene Zusage? Lief die alte Betriebsrente über eine Direktversicherung, eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds, kann der Mitarbeiter die Übertragung im ersten Jahr nach dem Wechsel in bestimmten Grenzen verlangen (§ 4 Abs. 3 Betriebsrentengesetz).
10. Laufende Renten. Alle drei Jahre müssen Sie prüfen, ob Sie eine laufende Rente erhöhen. Das entfällt, wenn es anders geregelt ist, etwa mit einem Tarif, der alle Überschüsse an den Rentner weitergibt (§ 16 Betriebsrentengesetz).
11. Bekanntmachung und Änderungen. Wie die Ordnung bekannt gemacht wird, wo sie liegt und unter welchen Voraussetzungen Sie sie für die Zukunft ändern können.

Zum Abhaken: die Checkliste für Ihre Versorgungsordnung (PDF), ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse.

Welche Form passt

Eine Versorgungsordnung gibt es in drei Formen. Welche für Sie passt, hängt vor allem davon ab, ob Ihr Betrieb einen Betriebsrat hat und ob ein Tarifvertrag gilt.

Die drei Formen im Vergleich

Merkmal	Gesamt­zusage	Betriebs­vereinbarung	Tarif­vertrag
Was es ist	Sie machen die Regel allen Mitarbeitern bekannt, zum Beispiel per Rundschreiben oder Aushang.	Sie vereinbaren die Regel mit dem Betriebsrat.	Arbeitgeberverband und Gewerkschaft legen Regeln für die Branche fest.
Typisch für	Kleinere Betriebe ohne Betriebsrat	Betriebe mit Betriebsrat	Tarifgebundene Betriebe und Arbeitsverträge, die auf einen Tarifvertrag verweisen
Wer entscheidet	Sie allein, im Rahmen des Gesetzes.	Ob Sie freiwillig etwas zahlen und wie viel insgesamt, entscheiden Sie. Wie das Geld verteilt wird, bestimmt der Betriebsrat mit.	Der Tarifvertrag geht vor und darf in Teilen sogar vom Betriebsrentengesetz abweichen.
Später ändern	In der Regel nur, wenn Sie es sich vorbehalten haben, und nur für die Zukunft.	Mit einer neuen Betriebsvereinbarung, in den Grenzen des Vertrauensschutzes.	Mit einem neuen Tarifvertrag.

Beruht ein Gehalt auf einem Tarifvertrag, darf es nur umgewandelt werden, soweit der Tarifvertrag das vorsieht oder zulässt (§ 20 Abs. 1 Betriebsrentengesetz). Prüfen Sie deshalb zuerst, ob für Ihren Betrieb ein Tarifvertrag gilt, auch über eine Klausel im Arbeitsvertrag.

Neu seit 2026: Werden die Gehälter in Ihrer Branche üblicherweise nicht per Tarifvertrag geregelt, kann eine Betriebsvereinbarung eine automatische Gehaltsumwandlung einführen, der jeder Mitarbeiter widersprechen kann. Dann zahlen Sie mindestens 20 Prozent Zuschuss (§ 20 Abs. 3 Betriebsrentengesetz).

Was Sie später ändern dürfen

Eine Versorgungsordnung soll lange halten. Sie muss sich aber ändern lassen, etwa wenn sich Gesetze ändern oder der Betrieb sparen muss. Das Bundesarbeitsgericht prüft solche Eingriffe in drei Stufen (Urteil vom 10. März 2015, 3 AZR 56/14 (öffnet in neuem Tab)):

• Was ein Mitarbeiter schon erdient hat, darf nur in seltenen Ausnahmefällen gekürzt werden.
• Zuwächse, die sich aus der weiteren Entwicklung seines Gehalts ergeben, nur aus triftigen Gründen, etwa wenn sonst die Substanz des Betriebs gefährdet wäre.
• Was er erst in Zukunft erdienen würde, aus sachlichen und nachvollziehbaren Gründen.

Für Sie heißt das: Ein klarer Vorbehalt für Änderungen gehört von Anfang an hinein. Wie er lauten muss, damit er wirksam ist, weiß der Rechtsanwalt.

Typische Fehler

• Das Formular des Versicherers gilt als Regel. Antrag und Mustervereinbarung regeln meist nur den einzelnen Vertrag. Fragen wie Austritt, Pausen oder freiwillige Zuschüsse bleiben offen.
• Freiwillige Leistungen ohne Vorbehalt. Wer Jahr für Jahr mehr zahlt als vorgeschrieben, ohne das zu regeln, schafft womöglich einen Anspruch.
• Gruppen ohne sachlichen Grund. Teilzeitkräfte, Aushilfen oder befristet Beschäftigte pauschal auszuschließen, ist ohne sachlichen Grund nicht erlaubt.
• Die Ordnung kennt keiner. Sie wirkt nur, wenn sie allen bekannt gemacht wird. Halten Sie fest, wann und wie, und geben Sie sie neuen Mitarbeitern mit dem Arbeitsvertrag.
• Sie ist veraltet. Seit 2018 haben sich die Regeln mehrfach geändert: der Pflichtzuschuss, der Austritt, der Nachweis in Textform und zuletzt 2026 das zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz.
• Ordnung und Vertrag passen nicht zusammen. Die Ordnung verspricht etwas, das der Tarif nicht hergibt, zum Beispiel eine Garantie oder eine Leistung bei Berufsunfähigkeit. Die Lücke tragen Sie.
• Der Tarifvertrag wurde übersehen. Gilt er, hat er Vorrang, auch wenn Ihre Ordnung etwas anderes sagt.

So gehe ich vor

1. Bestand aufnehmen. Welche Zusagen, Verträge und Gewohnheiten gibt es schon, auch mündliche? Gilt ein Tarifvertrag, gibt es einen Betriebsrat?
2. Ziele klären. Wen wollen Sie fördern, mit wie viel Geld und über welchen Weg?
3. Verträge prüfen. Ich prüfe die Tarife, vergleiche Anbieter und kläre mit den Versicherern, was sich anpassen lässt.
4. Text schreiben. Die Versorgungsordnung formuliert ein auf Betriebsrenten spezialisierter Rechtsanwalt. Gibt es einen Betriebsrat, stimmt er sie mit ihm ab.
5. Einführen. Bekanntmachung, verständliche Informationen für Ihr Team und eine vollständige Akte für jeden Mitarbeiter. In Hotels und Gaststätten muss der Nachweis weiter auf Papier mit Unterschrift erfolgen.
6. Pflegen. Einmal im Jahr sehen wir gemeinsam drauf, und immer dann, wenn sich Gesetze ändern.

Warum ein Anwalt? Ich bin Versicherungsmakler. Verträge prüfen und Versicherer auswählen ist meine Aufgabe, arbeitsrechtliche Texte formuliert ein Rechtsanwalt. Ein Muster aus dem Internet kennt weder Ihre Verträge noch Ihre bisherigen Zusagen. Die Kosten des Anwalts trägt der Betrieb, sie hängen von seiner Größe ab. Was bei Ihnen anfällt, klären wir vorher.

Häufige Fragen

Ist eine Versorgungsordnung Pflicht?

Nein, kein Gesetz schreibt sie vor. Sie ist aber der einfachste Weg, Ihre Pflichten zu Nachweis und Auskunft an einer Stelle zu erfüllen und alle Mitarbeiter gleich zu behandeln. Ohne sie entstehen Ansprüche trotzdem, nur nach Regeln, die Sie nicht selbst festgelegt haben.

Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sie sich?

Eine feste Grenze gibt es nicht. Spätestens wenn mehrere Mitarbeiter eine Betriebsrente haben oder Sie freiwillig mehr zahlen als die vorgeschriebenen 15 Prozent Zuschuss, ist sie sinnvoll.

Gibt es ein Muster, das ich verwenden kann?

Muster gibt es viele, auch von Versicherern. Eine Versorgungsordnung muss aber zu Ihren Verträgen, Ihren bisherigen Zusagen und gegebenenfalls zu einem Tarifvertrag passen. Deshalb formuliert sie bei meinen Kunden ein auf Betriebsrenten spezialisierter Rechtsanwalt.

Was wird aus Verträgen, die schon laufen?

Was Sie bisher zugesagt haben, gilt weiter. Eine neue Versorgungsordnung kann bestehende Zusagen nicht einfach verschlechtern. Sie regelt vor allem neue Zusagen. Für bestehende prüfen wir, ob sich Lücken schließen lassen, wo nötig mit Zustimmung der Mitarbeiter.

Brauche ich dafür einen Betriebsrat?

Nein. Ohne Betriebsrat machen Sie die Regel allen Mitarbeitern bekannt, das nennt man Gesamtzusage. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er mit, wie das Geld verteilt wird. Ob Sie freiwillig etwas zahlen und wie viel insgesamt, entscheiden Sie allein.

Was kostet eine Versorgungsordnung?

Das klären wir offen im Erstgespräch, bevor Sie sich entscheiden. Den Rechtsanwalt bezahlt der Betrieb direkt. Seine Kosten hängen von der Größe Ihres Betriebs ab.