Notfallplan für Unternehmer: Wenn der Chef plötzlich ausfällt
Ein Unfall, ein Herzinfarkt, eine lange Krankheit: In vielen kleinen Betrieben hängt alles an einer Person. Fällt sie aus, stehen Mitarbeiter, Kunden und Familie oft ohne Plan da. Ein Notfallplan sorgt dafür, dass es weitergeht.
Was ein Ausfall bedeutet
Löhne müssen gezahlt, Rechnungen geschrieben und Aufträge abgewickelt werden. Wer darf das, wenn der Inhaber nicht kann? Ohne Regelung muss im schlimmsten Fall ein Gericht einen Betreuer bestimmen, und der kennt Ihren Betrieb nicht. Bei einer GmbH ohne zweiten Geschäftsführer muss unter Umständen ein Notgeschäftsführer bestellt werden.
In der Zwischenzeit springen Kunden ab, die Bank wird nervös, und Ihre Familie muss Entscheidungen treffen, auf die sie nicht vorbereitet ist.
Checkliste zum Ausdrucken. Die Bausteine finden Sie auch als Checkliste Notfallplan für Unternehmer (PDF). Ohne Anmeldung und ohne E-Mail.
Die Bausteine eines Notfallplans
Vertretung regeln
Wer führt den Betrieb, wenn Sie ausfallen, für welche Aufgaben und wie lange? Arbeiten Sie diese Person rechtzeitig ein, damit sie im Ernstfall nicht bei null anfängt.
Vollmachten erteilen
- Eine Vollmacht für den Betrieb, ganz oder für bestimmte Aufgaben
- Bankvollmachten, am besten auf den Formularen Ihrer Bank
- Für Kaufleute gegebenenfalls eine Prokura, eingetragen im Handelsregister
- Eine Postvollmacht, damit Fristen nicht übersehen werden
Die Vollmachten für den Betrieb und Ihre private Vorsorgevollmacht müssen zusammenpassen. Warum die private Vollmacht so wichtig ist, lesen Sie unter Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung.
Unterlagen und Zugänge
- Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszug und Gewerbeanmeldung
- Miet-, Leasing- und Kreditverträge
- Versicherungen mit Vertragsnummern
- Jahresabschlüsse der letzten Jahre und eine Übersicht der Bankverbindungen
- Zugangsdaten und Passwörter, wobei PINs und TANs getrennt von den Kontodaten liegen
Abläufe und Kontakte
- Laufende Aufträge und wichtige Termine
- Die wichtigsten Kunden und Lieferanten
- Steuerberater, Hausbank, Finanzamt, Kammer und Versicherungsmakler
- Feste Zahlungstermine für Löhne, Sozialabgaben und Steuern
Absichern
- Eine Risikolebensversicherung für Inhaber und Schlüsselpersonen
- Eine Absicherung gegen Berufsunfähigkeit
- Eine Betriebsunterbrechungsversicherung, die Kosten trägt, wenn der Betrieb stillsteht
- Bei mehreren Gesellschaftern: eine Versicherung über Kreuz, damit die Erben ausgezahlt werden können, ohne dass der Betrieb Geld verliert
Testament, Gesellschaftsvertrag und Ehevertrag
Ein Unternehmertestament regelt, wer den Betrieb erbt und wie Geschwister ausgeglichen werden. Es muss zum Gesellschaftsvertrag passen, sonst können sich beide widersprechen. Ein Ehevertrag kann verhindern, dass ein Zugewinnausgleich den Betrieb gefährdet. Diese Punkte gehören zum Notar und zum Anwalt, ich sorge dafür, dass sie mit Ihrer Absicherung zusammenpassen.
Die ersten Schritte im Ernstfall
Im Notfallplan sollte stehen, was in den ersten Tagen zu tun ist:
- Die Vertretung informieren und die Vollmachten bereitlegen.
- Den Mitarbeitern sagen, wer jetzt entscheidet.
- Bank, Steuerberater und die wichtigsten Kunden informieren.
- Laufende Zahlungen sichern: Löhne, Sozialabgaben und Steuern.
- Mich anrufen. Ich kümmere mich um Versicherungen und Leistungsansprüche.
Gemeinsam aufbauen
Ein Notfallplan entsteht nicht an einem Nachmittag. Ich helfe Ihnen, die Bausteine Schritt für Schritt zusammenzutragen, prüfe die Absicherung von Inhaber, Gesellschaftern und Schlüsselpersonen und stimme mich mit Steuerberater, Notar und Anwalt ab. Einmal im Jahr schauen wir, ob alles noch stimmt.